Politique de confidentialité

1 – Objectif de la politique de confidentialité du responsable du traitement

L’objectif de la présente politique de confidentialité est de fournir des informations aux personnes dont les données sont traitées conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016.

Dans cette politique, nous vous expliquons notamment :

  • Quelles sont les données à caractère personnel traitées par EQUANS.
  • À quelles fins (finalités) elles le sont.
  • La licéité de ces traitements (les fondements juridiques).
  • Quels sont vos droits.
  • Quelles sont les obligations d’EQUANS.

2 – Responsable du traitement

Par « responsable du traitement », on entend toute entité qui détermine les finalités et les moyens du traitement ou des traitements qu’elle effectue. EQUANS BELUX SA et toutes les filiales ou succursales agissent en tant que responsables du traitement des données à caractère personnel sous leur contrôle respectif (ci-après « EQUANS »). EQUANS BELUX SA peut cependant représenter ses filiales et les succursales respectives en leur qualité de responsable du traitement. EQUANS BELUX SA, ses filiales et les succursales respectives peuvent – sous réserve de ce qui est stipulé dans la législation pertinente – confier leurs tâches et leurs responsabilités à une autre entité du holding.

EQUANS BELUX SA est enregistrée sous le numéro d’entreprise : BE0774666348.
Adresse : Boulevard Roi Albert II 19, 1210 Bruxelles
Adresse électronique de contact : [email protected]
Tél. : +32 2/370.31.11

3 – Champ d’application de la politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité s’applique à tous nos clients (actuels, anciens et futurs) ou aux personnes physiques travaillant pour ou sur ordre de nos clients professionnels et/ou fournisseurs, à tous les visiteurs du site web d’EQUANS et à toutes autres personnes prenant contact avec nous. Elle concerne le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de l’utilisation du site web d’EQUANS et des services fournis par EQUANS.
Dans la mesure où vos données à caractère personnel nous sont fournies par nos clients professionnels et/ou fournisseurs, ceux-ci ont quelques responsabilités qui leur incombent au titre de la loi, notamment celle de vous informer que nous traitons vos données.

EQUANS peut également traiter vos données à caractère personnel en qualité de sous-traitant pour un de ses partenaires qui sera alors le responsable du traitement. Nous renvoyons dans ce cas à la politique de confidentialité du partenaire concerné.

EQUANS peut adapter sa politique de confidentialité lorsque cela est nécessaire, par exemple en cas de changement de circonstances (modification de nos services, de la législation, etc.). La dernière version applicable sera disponible sur le site web et nous vous informerons de tout changement via notre site web et, le cas échéant, par d’autres canaux de communication. La présente politique indique de quelle version il s’agit et à partir de quand celle-ci est applicable.

Si vous ne souhaitez pas communiquer vos données à caractère personnel et que celles-ci nous sont nécessaires pour vous fournir des informations ou entamer une relation contractuelle avec vous, nous ne serons pas en mesure (i) de vous fournir plus d’informations sur nos services et nos produits, (ii) de vous proposer nos services ou nos produits ou (iii) de nous engager dans une relation contractuelle avec vous.

4 – Quelques notions

Les données à caractère personnel sont définies comme des informations fournies par vous ou vous concernant qui permettent de vous identifier de manière unique. Une personne peut être identifiée directement, par exemple par référence à un identifiant tel que votre nom ou votre numéro d’identification, ou indirectement, par exemple par référence à un ou à plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Exemples de données à caractère personnel : nom, adresse, adresse e-mail, adresse IP, numéro de compte.

Le traitement de données à caractère personnel est toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la diffusion, l’effacement ou la destruction de vos données.

Le responsable du traitement est une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement de données à caractère personnel.

Un sous-traitant est une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

5 – Quelles données à caractère personnel vous concernant EQUANS traite-t-elle ?

Catégories de données à caractère personnel traitées

  • Données d’identification : (pré)nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, date de naissance.
  • Identifiants électroniques : adresse IP (PC, tablette ou smartphone), cookies (voir la politique en matière de cookies), etc.
  • Données de contrat : par exemple les contrats que vous avez conclus avec EQUANS, leur date de début et de fin, le prix et les paramètres d’indexation éventuels, l’historique des achats et des contacts.
  • Données concernant votre utilisation de nos produits et de nos services : par exemple la façon dont vous utilisez nos services en ligne.
  • Données professionnelles : fonction et titre auprès de nos clients professionnels et/ou fournisseurs.
  • Données financières telles que le numéro de compte bancaire et l’historique des paiements.
  • Données relatives au trafic et données de localisation.
  • Données de consommation, données de mesure, données (techniques) de votre ou vos raccordements, de vos installations, de votre infrastructure technique et autres données pertinentes pour la fourniture de services d’installation et d’entretien, pour autant que celles-ci permettent de vous identifier.
  • Autres données fournies à EQUANS, par exemple dans le cadre d’un suivi de réclamations, de pannes ou d’autres demandes de contact.
  • Données d’autres produits et/ou services.

Catégories de personnes concernées (personnes dont les données à caractère personnel sont traitées par EQUANS)

  • Les visiteurs du site web
  • Les clients (professionnels) actuels, anciens et futurs et leurs collaborateurs et représentants
  • Les fournisseurs et leurs collaborateurs et représentants

6 – Finalités du traitement de données à caractère personnel

Dans ce paragraphe, nous essaierons de vous informer au mieux sur les finalités du traitement de vos données à caractère personnel et les fondements juridiques sur lesquels nous nous appuyons pour ces traitements. L’énumération suivante des finalités et des fondements juridiques n’est pas limitative.

  • La gestion du site web
  • Les formulaires de contact sur le site web
  • La prestation de services
  • L’administration, la facturation et la comptabilité
  • La fourniture d’informations sur les produits et les services d’EQUANS
  • L’amélioration de nos produits et de nos services
  • Les centres d’appel
  • La protection des droits, de la propriété et de la sécurité d’EQUANS
  • Le respect des obligations légales ou réglementaires
  • La demande, la conclusion et/ou l’exécution d’un contrat d’installation ou de services d’entretien, la fourniture de solutions Software as a Service
  • Les achats, la coordination du personnel, la planification et la gestion de projets
  • La gestion (administrative) d’informations concernant l’entretien, les pannes et les réparations sur des installations ou une infrastructure technique dans le cadre de la prestation de services
  • La collecte et le traitement de données de clients existants, de contacts et de clients potentiels à des fins de marketing (prospection), y compris la fourniture d’informations sur d’autres produits et/ou services pertinents
  • Le traitement des demandes, des réclamations et des litiges

 

7 – Fondements juridiques

EQUANS traite des données sur la base des fondements suivants :

a)    Votre consentement, par exemple lorsque vous vous inscrivez à la newsletter électronique.
b)    L’exécution d’un contrat, si vous utilisez nos services et que vous êtes vous-même partie au contrat.
c)    Une obligation légale : nous devons conserver certaines données financières pour l’administration fiscale, mais aussi des données sur notre installation, des contrôles, etc.
d)    Un intérêt légitime : nous pouvons conserver certaines données client pour vous approcher de manière ciblée et analyser nos services.

 

8 – À qui pouvons-nous communiquer vos données à caractère personnel ?

Pour la réalisation des objectifs mentionnés au paragraphe précédent, vos données à caractère personnel seront uniquement communiquées aux tiers suivants :

  • nos centres d’appel ;
  • nos partenaires (par exemple les installateurs de produits liés à l’énergie et à l’efficacité énergétique) ;
  • les entreprises et les intermédiaires auxquels nous faisons appel pour la gestion de nos créances (par exemple le recouvrement, la cession de créances) ;
  • les entreprises qui font partie d’EQUANS SA, dans la mesure où le traitement est effectué par l’une des entreprises autorisées à le faire ;
  • les autorités compétentes ;
  • nos sous-traitants (p. ex. les sous-traitants TIC).

Les personnes qui travaillent pour ces tiers auront uniquement accès aux données strictement nécessaires à l’accomplissement de leur tâche et sont contractuellement tenues de respecter la confidentialité des données.

L’énumération de tiers reprise ci-dessus n’est pas limitative.

 

9 – Transfert de vos données à caractère personnel vers des pays en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »)

Lorsque nous collaborons avec des tiers établis dans des pays en dehors de l’EEE où le niveau de protection de vos données à caractère personnel est insuffisant, nous leur imposons des obligations contractuelles qui ont été approuvées par une autorité compétente (les clauses types de protection des données adoptées par la Commission européenne) et qui garantissent une protection adéquate de vos données à caractère personnel.

 

10 – Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel ne seront pas conservées plus longtemps que ce qui est nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été collectées. La durée de conservation peut donc varier en fonction de l’objectif. Nous devons par exemple conserver vos données de facturation pendant 7 ans en raison d’obligations comptables et fiscales. Nous conservons vos données de contrat jusqu’à 10 ans après la fin de votre contrat par nécessité juridique pour pouvoir utiliser certaines données comme preuve en cas de litige. Les données à caractère personnel de clients potentiels ou des personnes physiques liées à ces clients sont conservées jusqu’à 12 mois après l’obtention de ces données à caractère personnel. Elles peuvent toutefois être conservées plus longtemps si le client potentiel devient effectivement un client d’EQUANS. L’énumération des durées de conservation reprise ci-dessus n’est pas limitative.

 

11 – Sécurité de vos données à caractère personnel

EQUANS dispose d’une politique interne de confidentialité et de sécurité.

EQUANS prévoit les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger vos données à caractère personnel contre tout accès non autorisé, toute perte ou toute modification illicite.

EQUANS met tout en œuvre pour protéger au mieux son réseau contre tout accès non autorisé et garantir la confidentialité des données à caractère personnel et des données d’exploitation de ses clients.

12 – De quels droits disposez-vous en matière de vie privée ?

12.1 – Votre droit d’accès

Vous avez le droit d’obtenir à tout moment de notre part la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données à caractère personnel ainsi que les informations suivantes :

a)    les finalités du traitement ;
b)    les catégories de données à caractère personnel concernées ;
c)    les destinataires ou catégories de destinataires (en particulier les destinataires établis dans des pays tiers) ;
d)    lorsque cela est possible, la durée de conservation ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
e)    l’existence de vos droits en matière de vie privée ;
f)    le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle ;
g)    les informations dont nous disposons quant à la source des données à caractère personnel lorsque ces données sont collectées via un tiers ;
h)    l’existence d’une prise de décision automatisée.

Ces informations vous sont fournies au moyen de la présente politique de confidentialité.

Vous avez également le droit d’obtenir une copie des données traitées sous une forme compréhensible.

12.2 – Votre droit de rectification de vos données à caractère personnel

Vous avez le droit d’obtenir la rectification de données à caractère personnel incomplètes, inexactes, inappropriées ou obsolètes.

12.3 – Votre droit à l’effacement de vos données (le « droit à l’oubli »)

Vous avez le droit d’obtenir l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos données à caractère personnel dans les cas suivants :

a)    vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière par EQUANS ;
b)    vous vous opposez au traitement de vos données à caractère personnel et il n’existe pas de motifs légitimes pour le traitement (ultérieur) par EQUANS qui prévalent sur les vôtres ;
c)    vos données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
d)    vos données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale ;
e)    vous avez retiré votre consentement et il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement.

Veuillez cependant noter que nous ne pouvons pas toujours effacer toutes les données à caractère personnel demandées, par exemple lorsque le traitement de ces données est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice ou parce que nous sommes légalement tenus de conserver certains documents, ou encore parce que nous en avons besoin pour une relation contractuelle existante. Nous vous fournirons des informations plus détaillées à ce sujet dans notre réponse à votre demande.

12.4 – Votre droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données à caractère personnel lorsque l’un des éléments suivants s’applique :

a)    vous contestez l’exactitude de ces données à caractère personnel : leur utilisation sera limitée pendant une durée permettant à EQUANS de vérifier l’exactitude des données ;
b)    le traitement de vos données à caractère personnel est illicite : vous exigez, à la place de l’effacement de vos données, la limitation de leur utilisation ;
c)    EQUANS n’a plus besoin des données aux fins du traitement initial, mais celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice : à la place de l’effacement de vos données, leur utilisation est limitée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
d)    tant qu’aucune décision n’a été prise concernant l’exercice de votre droit d’opposition au traitement, vous demandez que l’utilisation de vos données à caractère personnel soit limitée.

Lorsque le traitement a été limité, les données à caractère personnel ne peuvent, à l’exception de la conservation, être traitées qu’avec le consentement de la personne concernée, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public.

12.5 – Votre droit à la portabilité de vos données à caractère personnel

Vous avez le droit de « récupérer » vos données à caractère personnel. Vous ne pouvez le faire que pour les données à caractère personnel que vous communiquez, transmettez ou mettez vous-même à notre disposition, activement ou passivement, directement ou indirectement. Ce droit ne peut être exercé que si vos données sont traitées sur la base de votre consentement ou d’un contrat et si ce traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés. Dans tous les autres cas, vous ne pouvez donc pas bénéficier de ce droit (par exemple lorsque le traitement de vos données est effectué sur la base d’une obligation légale ou d’un intérêt légitime).

Il y a 2 aspects liés à ce droit :

a)    vous pouvez demander à recevoir d’EQUANS les données à caractère personnel concernées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ; et
b)    vous pouvez demander à EQUANS de transmettre directement les données à caractère personnel concernées à un autre responsable du traitement. Vous serez alors responsable de l’exactitude et de la sécurité de l’adresse e-mail que vous indiquez pour la transmission. EQUANS a le droit de refuser cette transmission si celle-ci n’est pas techniquement possible.

12.6 – Votre droit de retirer votre consentement

Pour autant qu’un traitement soit basé sur votre consentement, vous avez également le droit de retirer à tout moment ce consentement.  Le retrait n’aura toutefois d’effet que pour l’avenir et ne compromettra pas la licéité des traitements effectués sur la base de votre consentement avant la date du retrait.

En cas de retrait de votre consentement, nous ne pourrons continuer à traiter les données que s’il existe un autre fondement juridique au traitement.

12.7 – Votre droit d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel

Vous avez le droit de vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel si le traitement s’inscrit dans le cadre d’un intérêt légitime d’EQUANS ou d’une mission d’intérêt public.

EQUANS ne traitera plus vos données à caractère personnel, à moins qu’elle ne puisse démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les vôtres ou que le traitement des données à caractère personnel est lié à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice (par exemple le dépôt d’une requête auprès d’un tribunal).

13 – Informations pratiques

13.1 – Comment puis-je exercer mes droits en matière de vie privée ?

Si vous avez des questions concernant l’utilisation de vos données à caractère personnel auxquelles la présente politique de confidentialité est applicable, vous pouvez nous contacter via l’adresse [email protected].

Pour exercer votre droit d’accès et éviter toute divulgation non autorisée de vos données à caractère personnel, nous pouvons demander à vérifier votre identité. En cas de doute ou d’imprécision, nous vous demanderons d’abord des informations supplémentaires.  S’il n’est pas possible de vérifier votre identité d’une autre manière, nous pouvons également vous demander de nous fournir une copie du recto de votre carte d’identité.

Les droits susmentionnés peuvent être exercés conformément aux exigences et aux limitations prévues dans la législation. Le texte du Règlement général sur la protection des données prime donc sur ce qui est indiqué dans la description des droits mentionnés ci-dessus.

13.2 – Y a-t-il des frais à payer ?

Vous pouvez exercer vos droits en matière de vie privée gratuitement, à moins que votre demande ne soit manifestement infondée ou excessive, par exemple en raison de son caractère trop répétitif. Nous aurons dans ce cas – conformément à la législation relative à la protection de la vie privée – le droit, au choix :

a)    d’exiger le paiement de frais raisonnables (qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées) ; ou
b)    de refuser de donner suite à votre demande de manière motivée.

13.3 – Dans quel format vais-je recevoir une réponse ?

Lorsque vous soumettez votre demande par voie électronique, les informations vous seront également fournies par voie électronique dans la mesure du possible, sauf demande contraire de votre part. Nous vous fournirons en tout cas une réponse concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

13.4 – Quand vais-je recevoir une réponse ?

Nous réagirons le plus vite possible à votre demande et en tout cas dans le mois qui suit la réception de celle-ci. En fonction de la complexité des demandes et du nombre de demandes, ce délai pourra être prolongé de deux mois supplémentaires si nécessaire. En cas de prolongation du délai, nous vous en informerons dans le mois qui suit la réception de la demande.

13.5 – Que se passe-t-il si EQUANS ne donne pas suite à ma demande ?

EQUANS a désigné un délégué à la protection des données, également appelé Data Protection Officer/DPO. Si vous estimez que votre question ou votre demande relative à la protection de la vie privée n’a pas été traitée correctement ou si vous souhaitez recevoir plus d’informations concernant la présente politique de confidentialité, vous pouvez adresser une demande écrite au DPO. Et vous pouvez le faire de la manière suivante :

Par lettre : à l’att. du Data Protection Officer
Boulevard Roi Albert II 19, 1210 Bruxelles, Belgique
Par e-mail : [email protected]

Vous avez en outre le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle. En Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données (APD).

Site web :

https://www.autoriteprotectiondonnees.be

Informations de contact :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35

[email protected]